Filtrowanie wiadomości e-mail na iUrządzeniach

Wiele osób narzeka na niemożność tworzenia reguł a przez to filtrowania wiadomości w domyślnej aplikacji Mail w systemie IOS. Odpowiedzią na te problemy jest zmiana protokołu konta pocztowego z POP3 na IMAP i stworzenie odpowiednich reguł na serwerze. Poniżej przykładowa instrukcja jak tego dokonać w prosty i łatwy sposób.

Dlaczego IMAP?

Na to pytanie pewnie można znaleźć wiele odpowiedzi ale dla mnie najważniejsze są dwie. Przede wszystkim korzystając z protokołu IMAP na wielu urządzeniach cały czas mamy dostęp do tej samej poczty. Konto IMAP synchronizuje się na bieżąco i na wszystkich urządzeniach mamy te same wiadomości. Jeśli skasujemy maila na naszym iUrządzeniu to on także zniknie na naszym komputerze. Druga ogromna zaleta to filtry wiadomości tworzone bezpośrednio na serwerze a nie w programie pocztowym. Dzięki temu zmieniając urządzenie nie musimy za każdym razem mozolnie tworzyć nowych reguł wiadomości. Wszystkie filtry i katalogi zostaną automatycznie pobrane z serwera IMAP.

Jako przykład wykorzystam najpopularniejsze konto pocztowe w domenie GMail. Inne domeny oferują bardzo podobne rozwiązania więc poprzez analogię, jeśli posiadacie konta w innych domenach, na pewno sobie poradzicie. Nie będę także opisywał zmiany ustawień konta w iUrządzeniu z POP3 na IMAP ponieważ takie instrukcje znajdują się w każdym serwisie pocztowym. Np. dla domeny GMail znajdziecie je tutaj: https://support.google.com/mail/answer/78892?hl=pl.

Katalogi z Pocztą

Aby móc sortować wiadomości, np. z różnych list dyskusyjnych, musimy na naszym koncie pocztowym stworzyć sobie osobne katalogi. Można tego dokonać na dwa sposoby.

Pierwszy, przy założeniu, iż wykorzystujemy konto w protokole IMAP na naszym komputerze, polega na użyciu komputerowego programu pocztowego. Po ustawieniu się w programie na nazwie naszego konta z menu plik wybieramy opcję Utwórz a następnie, w zależności od programu pocztowego, Folder lub Katalog. Po wpisaniu nazwy naciskamy enter i w tym momencie nowy katalog zostaje utworzony, zarówno w naszym programie pocztowym jak i na serwerze.

Drugi sposób wymaga założenia katalogów z poziomu serwera. Po zalogowaniu się za pomocą przeglądarki internetowej na nasze konto, w tym przykładzie GMail wybieramy odnośnik Ustawienia a następnie w sekcji Ogólne link Etykiety. W domenie GMail w ten sposób określane są katalogi. Teraz wystarczy wybrać odnośnik Utwórz nową etykietę, w pole edycyjne wpisujemy nazwę nowego katalogu i na zakończenie klikamy przycisk Utwórz.

Tworzenie Filtrów Wiadomości

Skoro mamy już stworzony nowy katalog, możemy do niego przypisać filtr wiadomości. Po zalogowaniu się na nasze konto GMail przez przeglądarkę internetową wybieramy odnośnik Utwórz Filtr.
Teraz musimy określić kryteria filtrowania i sortowania wiadomości. Np. jeśli będziemy chcieli maile sortować przez adresata, tak jak ma to miejsce w przypadku list dyskusyjnych, w pole edycyjne opisane jako „Do” wpisujemy e-mail adresata np.. Funio@googlegroups.com.
Po wpisaniu adresu klikamy przycisk Następny Krok. W nowym oknie wybieramy co ma się dziać z naszymi odfiltrowanymi wiadomościami. Jeśli chcemy przenosić je do wybranego katalogu musimy:

  • Zaznaczyć opcję: Pomiń Folder Odebrane
  • Zaznaczyć opcję: Zastosuj Etykietę

Pod tą ostatnią opcją z rozwijanej listy wybieramy etykietę będącą nazwą nowo stworzonego katalogu. Jeśli nasz nowy katalog stworzyliśmy jako podkatalog, np. w skrzynce odbiorczej to na liście wyświetli się on jako “inbox/Nazwa Katalogu”.
Na zakończenie i potwierdzenie całego procesu tworzenia reguły wiadomości klikamy przycisk Utwórz Filtr. Od tej pory wszystkie nowe wiadomości trafiające na nasze konto pocztowe będą automatycznie przenoszone do wybranego katalogu. Nowe katalogi zarówno w aplikacji Mail w systemie IOS jak i w innych programach pocztowych będą wyświetlać się na tej samej liście co nasza skrzynka odbiorcza.

Mam nadzieję, iż po krótkim czasie, tak jak ja, docenicie zalety protokołu IMAP i porządku w skrzynce odbiorczej.
😉