Program Excel to bardzo popularne narzędzie. Także wśród użytkowników komputerów Apple. Sprawia to, że zwracacie się do mnie z coraz bardziej zaawansowanymi pytaniami. Ostatnie brzmiało: Jak w Excel stworzyć z VoiceOver listy rozwijane? A skoro pytacie, to ja odpowiadam. 🙂
1. Skoroszyt a nie arkusz
Zacznijmy od tego, że aby wygodnie korzystać z list rozwijanych, warto do podstawowego arkusza dodać drugi, w którym wygodnie będziemy tworzyć treść rozwijanych list. Dzięki temu w podstawowym arkuszu zachowamy porządek i przejrzystość. Taki Excel z kilkoma arkuszami nazywamy Skoroszytem.
Aby dołączyć do naszego arkusza dodatkowy arkusz, wystarczy nacisnąć skrót klawiszowy Shift + F11.
Z kolei aby przełączać się między arkuszami, naciskamy skrót klawiszowy Command + Page Up i Command + Page Down, albo na standardowej klawiaturze Macbooka – FN + Command + strzałka w górę lub dół.
A skoro już mamy kilka arkuszy, to żeby się w nich nie pogubić, warto je odpowiednio ponazywać. Aby zmienić nazwę danego arkusza wystarczy się na niego przełączyć, w menu Format rozwinąć pozycję Arkusz i aktywować opcję Zmień nazwę. W naszym przykładzie będę się posługiwał nazwami Arkusz Podstawowy oraz Arkusz Dodatkowy.
2. Tworzenie listy rozwijanej
W Dodatkowym Arkuszu będziemy tworzyć zawartość rozwijanych list. Sama lista jest zwykłym zestawieniem dowolnych elementów, na przykład nazw województw, które umieszczamy pionowo, w kolejnych komórkach Arkusza.
Aby później nie mieć problemów z nazwami poszczególnych list – żeby ich nie zapomnieć, warto w pierwszej komórce kolumny umieścić nazwę danej listy.
Ponieważ czytniki ekranu w arkuszach nie zawsze anonsują rozwijane listy, zachęcam aby jako pierwszą pozycję na takiej liście umieścić element „Wybierz”. Dzięki temu osoba korzystająca z czytnika ekranu będzie wiedziała, że w danej komórce znajduje się rozwijana lista.
Czyli dla naszego przykładu z województwami, w komórce A1 umieściłem tekst „Wojewodztwo”, w komórce A2 słowo „Wybierz”, a w kolejnych komórkach – aż do A18, nazwy poszczególnych województw.
Samą listę rozwijaną tworzymy dosłownie w trzech krokach:
- Zaznacz komórki od A2 do A18. Najwygodniej ustawiając się na komórce A2 a następnie naciskając Shift + Command + strzałka w dół. W ten sposób od razu zaznaczymy wszystkie interesujące nas komórki.
- Z menu Wstaw rozwiń pozycję Nazwa i aktywuj opcję Definiuj nazwę.
- W pole edycyjne wpisz nazwę listy, która znajduje się w komórce A1. Na koniec naciśnij Return lub kliknij przycisk OK.
3. Umieszczanie listy rozwijanej w wyznaczonym miejscu
Skoro mamy już gotową listę rozwijaną, przechodzimy teraz do Arkusza Podstawowego i ustawiamy fokus w komórce, w której chcemy umieścić naszą listę. W naszym przykładzie w wierszu nagłówkowym umieściłem pozycje: Imię, Nazwisko, tel. Miasto i Województwo. Ustawiłem fokus VoiceOver w komórce E2, pod nagłówkiem Województwo.
Aby osadzić listę rozwijaną w wybranej komórce:
- Z menu Dane aktywuj opcję Sprawdzanie poprawności.
- W nowym oknie przy pomocy Szybkiej Nawigacji przejdź na przycisk Dowolna wartość Dozwolone: , aktywuj go i wybierz pozycję Lista.
- Przejdź w prawo na pole edycyjne anonsowane przez VoiceOver jako Źródło i wejdź z nim w interakcję.
- W pole edycyjne wpisz najpierw znak równa się (=), a po nim – koniecznie bez spacji, nazwę wcześniej utworzonej listy rozwijanej. Czyli w naszym przykładzie „Wojewodztwo”.
- Na koniec naciśnij Return, lub kliknij przycisk OK.
4. Korzystanie z listy rozwijanej z VoiceOver
Zazwyczaj VoiceOver po wejściu na komórkę zawierającą listę rozwijaną anonsuje na przykład: kolumna 6 E2, Zawiera: Menu rozwijane sprawdzania poprawności danych. komórka. Wystarczy wtedy nacisnąć klawisze Options + strzałka w dół, aby rozwinąć taką listę. Po liście przemieszczamy się strzałkami w górę i dół. A wyboru dokonujemy ustawiając się na interesującym nas elemencie i naciskając Return.
Podsumowanie
Niestety VoiceOver nie zawsze anonsuje listy rozwijane. Dlatego jeśli będziecie udostępniać dokument innym osobom niewidomym, warto na pierwszym miejscu rozwijanej listy umieścić słowo „Wybierz” i ustawić je jako wybraną pozycję. Wtedy żaden użytkownik nie przegapi listy rozwijanej.
Warto też pamiętać, że aby edytować listy rozwijane, wystarczy w Arkuszu Dodatkowym edytować wybraną komórkę, usunąć ją, lub dodać kolejną. Nie będą wtedy potrzebne żadne złożone sposoby edytowania list rozwijanych.
I co najfajniejsze, aby stworzoną listę rozwijaną umieścić w kolejnej komórce arkusza, wystarczy ją po prostu skopiować. Czyli ustawiam się na komórce E2 w Arkuszu Podstawowym, naciskam Command + c, przechodzę do innej wybranej lokalizacji, lub zaznaczam komórki na przykład od E3 do E100 i naciskam Command + V, aby w wybranej lokalizacji umieścić stworzoną wcześniej listę rozwijaną.
Mam nadzieję, że od tej pory listy rozwijane w Excel nie będą miały przed Wami żadnych tajemnic… 😉