Po opublikowaniu wpisu o tworzeniu spotkań online na FaceTime, otrzymałem od Was kilka próśb o opisanie podobnego procesu dla komunikatora Microsoft Teams. Osobiście bardzo nie lubię tej aplikacji. Rozumiem jednak, że często nie mamy wyboru i musimy korzystać z nielubianych programów w pracy, szkole czy na uczelni. Dlatego poniżej opisuję sposób tworzenia dwóch typów spotkań online w Microsoft Teams.
Tworzenie spotkań online w Microsoft Teams
UWAGA!!! Poniższy opis dotyczy klasycznej aplikacji Teams działającej w systemie macOS. Nie wersji webowej. Nie w wersji Microsoft Windows. Oczywiście występują między nimi pewne podobieństwa, ale są to różne aplikacje, często działające w odmienny sposób.
- Uruchom aplikację Microsoft Teams.
- Przejdź do widoku kalendarza.
Po uruchomieniu Teams, fokus VoiceOver zwykle znajduje się na liście zespołów lub czatów. Jednak aby mieć pewność i rozeznanie na przyszłość, kolejno naciśnij skróty klawiszowe Command + 2, Command + 3 oraz Command + 4. W zależności od wersji aplikacji oraz rodzaju posiadanej przez ciebie licencji, kalendarz w aplikacji Teams znajdować się może pod innym skrótem klawiszowym. Akurat u mnie widok kalendarza wywołuję skrót Command + 3.
- Utwórz nowe spotkanie.
Jeśli masz szczęście, to w twojej wersji Teams zadziała skrót Command + n, którym wywołasz kreator nowego spotkania.
Jednak zazwyczaj ten skrót nie działa. 😉 Jeśli tak jest w twojej sytuacji, musisz:
- wyjść z interakcji z widokiem kalendarza,
- korzystając z Szybkiej Nawigacji przejść w lewo na Pasek Narzędzi Kalendarza i wejść z nim w interakcję (Niestety skrót VO+j nie działa),
- w zależności od zapotrzebowania, wejść w interakcję z „Rozpocznij szybkie spotkanie w aplikacji Teams” lub „Utwórz nowe wydarzenie”.
- Szybkie spotkanie.
Jeśli wejdziesz w interakcję z elementem „Rozpocznij szybkie spotkanie w aplikacji Teams”, znajdziesz tam przycisk „Szybkie spotkanie”, który musisz aktywować.
Otwarte zostanie okno, które zawierać będzie pole edycyjne do wpisania nazwy spotkania, przycisk umożliwiający skopiowanie linku do schowka, oraz przycisk rozpoczynający spotkanie. Po jego aktywowaniu, wyświetlony zostanie klasyczny ekran dołączania do spotkania. Wystarczy aktywować przycisk „Dołącz do spotkania”, aby spotkanie zostało rozpoczęte.
UWAGA!!! W ostatnich wersjach Teams w systemie macOS ten przycisk nie posiada etykiety. Jest to ten niezaetykietowany przycisk obok przycisku „Anuluj”.
- Nowe wydarzenie.
Jeśli wejdziesz w interakcję z elementem „Utwórz nowe wydarzenie”, znajdziesz w nim dwie opcje o tej samej nazwie: Nowy. Pierwszy element anonsowany jest przez VoiceOver jako „Nowy przycisk”. Aby zaplanować nowe spotkanie wystarczy go aktywować.
Nowe wydarzenie to domyślna nowa opcja. Możesz jednak chcieć zaplanować coś innego. Wtedy drugi element, anonsowany przez VoiceOver jako „Nowy zwinięte przycisk” umożliwia wybór innego typu wydarzenia. Ich ilość oraz rodzaje uzależnione są od posiadanej licencji. Gdy ja rozwijam tę opcję, do wyboru mam: Wydarzenie, Spotkanie na kanale, Szablony organizacji, Seminarium internetowe, Zebranie, Termin wirtualny, Wydarzenie na żywo itd.
Po aktywowaniu przycisku Nowy, na ekranie wyświetlony zostanie formularz nowego wydarzenia. Musisz w nim wpisać nazwę spotkania, ustalić datę i czas, opcjonalnie podać adresy e-mail zapraszanych osób i napisać do nich wiadomość. Dodatkowo ustawić możesz szereg innych parametrów. Od dołączania plików załączników, po sprawdzanie dostępności cyfrowej wysyłanej wiadomości. Wszystkie one są opcjonalne.
Gdy już ustawisz wszystkie parametry musisz:
- wyjść z interakcji z oknem formularza wydarzenia,
- za pomocą Szybkiej Nawigacji przejść w lewo na element anonsowany przez VoiceOver jako „Polecenia formularza zdarzenia pasek narzędzi” i wejść z nim w interakcję,
- jeśli nikogo nie zapraszasz na spotkanie, to klikasz w przycisk „Zapisz”,
- jeśli zapraszasz jakieś osoby na spotkanie, klikasz przycisk „Wyślij”.
Jeśli zamiast powyższej ścieżki zapisu użyjesz tylko skrótu klawiszowego Command + s, zapisana zostanie jedynie robocza wersja wydarzenia.
- Dołączanie do spotkania.
Po utworzeniu nowego wydarzenia, zostanie ono automatycznie dodane do kalendarza Exchange, czyli kalendarza Microsoft’u. Do spotkania możemy dołączyć klikając w link znajdujący się w samym wydarzeniu.
Jeśli zapraszaliśmy jakieś osoby na spotkanie, to w skrzynce poczty elektronicznej – Wysłane, znajdziemy wiadomość zawierającą link do spotkania, jego nazwę, identyfikator oraz załącznik ICS, którego możemy użyć, aby dodać wydarzenie do innego kalendarza.
Oczywiście taką samą wiadomość otrzymają wszystkie osoby zaproszone na spotkanie. Nawet jeśli niczego nie wpisywaliśmy w pole wiadomości.
Podsumowanie
Microsoft Teams nie jest ani najbardziej dostępną cyfrowo aplikacją, ani najwygodniejszym komunikatorem internetowym. Jednak używa go sporo osób, dlatego rozumiem skąd się biorą Wasze pytania.
Mam nadzieję, że teraz nie będziecie już mieli żadnego problemu z ustalaniem spotkań w Teams. Zarówno tych spontanicznych, jak i tych zaplanowanych. A przynajmniej przez jakiś czas.
Niestety, jak pokazuje smutne doświadczenie, sposób tworzenia spotkań w Teams potrafi się zmieniać na przestrzeni lat. Dla osób widzących i korzystających z myszki te zmiany są pewnie niezauważalne. Jednak dla użytkowników czytnika ekranu, a przynajmniej w systemie macOS, jest to już trzeci sposób tworzenia spotkań, odkąd sam zacząłem korzystać z tej aplikacji jakieś 6 lat temu.
A jeśli znacie jakieś inne, na przykład szybsze sposoby tworzenia takich wydarzeń, podzielcie się proszę w komentarzu.