Temat automatycznych powiadomień o nieobecności okazał się dla Was na tyle interesujący, że zaczęły do mnie trafiać podchwytliwe pytania z nim związane. Jednym z nich było: „A jak z VoiceOver ustawić autoresponder w Teams?”. No cóż… Nie wiedziałem, ale się dowiedziałem i teraz mogę się z Wami podzielić tą wiedzą. 🙂
Wiadomość o nieobecności w aplikacji Microsoft Teams
W tym miejscu koniecznie muszę zauważyć, że jeśli korzystasz z konta pocztowego Exchange, a w Teams logujesz się tym właśnie kontem, to informacja o nieobecności ustawiona wcześniej w programie Microsoft Outlook będzie widoczna także w komunikatorze Teams. W drugą stronę działa to dokładnie tak samo. Przy konfiguracji autorespondera w Teams pojawia się następująca informacja: „Twoja wiadomość zostanie wyświetlona, gdy użytkownicy skontaktują się z Tobą w aplikacji Teams lub otworzą Twój profil. Zostanie ona również wysłana jako odpowiedź automatyczna w programie Outlook”.
Jeśli jednak nie korzystasz z poczty Exchange, na Teams logujesz się innym kontem, a o nieobecności informować chcesz jedynie osoby, z którymi kontaktujesz się poprzez komunikator Microsoft Teams, to już podpowiadam jak tego dokonać.
- Uruchom aplikację Microsoft Teams – w dowolnej wersji – Classic, Work and School itp.
- Otwórz Ustawienia. Albo korzystając ze skrótu klawiszowego (w systemach macOS jest to Command + przecinek), albo z menu wybierając Ustawienia.
- Upewnij się, że zakładka Ogólne jest zaznaczona. Jeśli nie jest, to ją zaznacz.
- Przejdź poprzez poszczególne opcje, aż do pozycji Poza biurem. Jeśli nie masz jeszcze włączonego autorespondera, to będzie tam wyświetlana informacja: Zaplanuj przebywanie poza biurem. Jak go już włączysz, to zmieni się ona na: Zaplanowano przebywanie poza biurem.
Aby włączyć autoresponder, aktywuj przycisk anonsowany przez VoiceOver jako Widok.
- Przestaw przycisk Włącz odpowiedzi automatyczne na pozycję Włączone.
- W polu edycyjnym anonsowanym przez czytnik ekranu jako Wiadomość dotycząca przebywania poza biurem wprowadź informację, jaką chcesz automatycznie rozesłać do osób, z którymi współpracujesz, lub się uczysz.
- Jeśli chcesz, aby informacja o twojej nieobecności wyświetlała się także osobom próbującym się z tobą skontaktować także spoza twojej firmy, szkoły lub uczelni, to musisz zaznaczyć pole wyboru – Wysyłaj odpowiedzi poza moją organizację.
Gdy zdecydujesz się na zaznaczenie tego pola, to do wyboru będziesz mieć jeszcze dwie opcje. Wysyłania powiadomień tylko do osób z listy twoich kontaktów, albo do wszystkich osób, od których otrzymasz jakąkolwiek wiadomość.
Obojętne którą z tych dwóch opcji wybierzesz, w kolejnym polu edycyjnym musisz wprowadzić treść wiadomości dla osób spoza twojej organizacji.
- I jeśli chcesz, aby twoja wiadomość rozsyłana była aż do chwili, gdy zmienisz zdanie, to wystarczy w tym momencie kliknąć przycisk Zapisz.
- Jeśli jednak chcesz informować o swojej nieobecności tylko w określonym czasie, to zaznacz opcję: Wysyłaj odpowiedzi tylko w danym czasie.
Po jej zaznaczeniu, na ekranie pojawią się przyciski służące do ustawiania dat i godzin rozpoczęcia oraz zakończenia informowania o nieobecności.
Gdy klikniesz w przycisk daty, otwarty zostanie kalendarz, po którym poruszasz się strzałkami kursora, a wyboru konkretnego dnia dokonujesz klawiszem enter.
Godziny możesz zmieniać strzałkami w górę i dół, co 30 minut. Wybór także zatwierdzasz enterem.
- Gdy już wszystko ustawisz, kliknij przycisk Zapisz.
Od tej pory informacja o twojej nieobecności wyświetlana będzie wszystkim osobom, które będą próbowały się z tobą skontaktować przez Teams.
Podobnie jak w przypadku autorespondera w Microsoft Outlook, jeśli automatyczne powiadomienia ustawione zostały na konkretny okres, to nie musisz nic więcej robić. Ich wysyłka zakończy się we wskazanym terminie.
Z kolei jeśli ustawiona została wysyłka bezterminowa, to aby ją wyłączyć musisz ponownie wejść w Ustawienia, kartę Ogólne, aktywować przycisk Widok przy opcji Poza biurem i przestawić przełącznik Włącz odpowiedzi automatyczne na pozycję Wyłączone.
Mam nadzieję, że teraz już nie będziecie mieli żadnych problemów z informowaniem w komunikatorze Microsoft Teams o waszej nieobecności. 🙂