Zbliżają się wakacje, a wraz z nimi sezon urlopowy. W tym kontekście podpowiem, jak z czytnikiem ekranu VoiceOver w aplikacji Microsoft Outlook ustawić wiadomość o nieobecności. A dlaczego akurat w tym programie? Na to pytanie odpowiadam poniżej. 😉
Autoresponder? Co to takiego?
Najczęściej tuż przed urlopem, pojawia się ta wspaniała chwila, kiedy dla całego świata możemy ustawić informację obwieszczającą naszą nieobecność. Krótką wiadomość, w której wyjaśniamy dlaczego nie odpowiemy na przesyłane maile i jak długo to potrwa. Informacja taka rozsyłana jest automatycznie do osób, które prześlą wiadomość na nasze konto pocztowe.
O planowanym urlopie zwykle możemy uprzedzić wcześniej. Może jednak zdarzyć się i tak, że urlop wypadnie nam nagle, albo po prostu zachorujemy. Warto wtedy pomyśleć także o innych – znajomych ze szkoły, studiów czy współpracownikach i stworzyć dla nich automatycznie rozsyłaną informację o naszej nieobecności.
Oczywiście nie będę podpowiadał, jak przygotować autoresponder dla wszystkich usług poczty elektronicznej. Dla każdej ten proces wygląda inaczej. Dziś ograniczę się jedynie do poczty Exchange od firmy Microsoft, która jest najczęściej wykorzystywana w szkołach, na uczelniach, w organizacjach pozarządowych oraz w wielu małych i dużych firmach.
Wiadomość o naszej nieobecności możemy oczywiście ustawić na dedykowanej stronie internetowej. Jednak wiąże się z tym kilka problemów. Musimy wiedzieć jakiego typu mamy konto Exchange, kto nim administruje, a czasem nawet czy nie posiada ono jakiegoś indywidualnego adresu. Od tych informacji zależy, na jakiej stronie będziemy ustawiać autoresponder. Czy będzie to https://outlook.office.com czy https://outlook.office365.com/owa, a może jeszcze jakaś inna. Dlatego jeśli korzystamy z konta Exchange, to najwygodniej będzie nam skorzystać właśnie z aplikacji Microsoft Outlook.
Wiadomość o nieobecności w aplikacji Microsoft Outlook
To, że ustawiamy wiadomość o nieobecności w aplikacji Microsoft Outlook nie oznacza, że musimy korzystać z niej na codzień. Wystarczy, że mamy ją zainstalowaną i mamy w niej skonfigurowane konto pocztowe Exchange. Jeśli spełnimy te dwa warunki, to włączanie autorespondera wygląda tak:
- Uruchom aplikację Microsoft Outlook.
- Z menu wybierz i rozwiń zakładkę Narzędzia.
- Gdy z dostępnych opcji wybierzesz pozycję Odpowiedzi automatyczne, otwarte zostanie okno ustawień autorespondera.
- Przyciskiem Konta, z rozwijanej listy wybierz konto pocztowe, dla którego chcesz ustawić powiadomienia. Jeśli masz tylko jedno konto, to będzie ono wyświetlane automatycznie.
- W następnym kroku przestaw przycisk Wysyłanie odpowiedzi automatycznych na pozycję Włączone.
- Teraz aktywuj przycisk Ustaw, co spowoduje otwarcie okna dialogowego wyboru dat i godzin rozpoczęcia oraz zakończenia wysyłania informacji o nieobecności.
- Jeśli chcesz, aby automatyczne wiadomości rozsyłane były od momentu włączenia usługi, aż do chwili, kiedy zdecydujesz się na jej wyłączenie, to odznacz pole wyboru o nazwie Okres i kliknij w przycisk Zapisz.
Jeśli jednak chcesz, aby autoresponder wysyłany był od konkretnego dnia i godziny, do wskazanego terminu, to pole wyboru Okres musisz zaznaczyć .
- Po zaznaczeniu pola wyboru, korzystając z szybkiej nawigacji, przejdź na pole anonsowane przez VoiceOver jako Wybierz datę rozpoczęcia odpowiedzi automatycznych i wejdź z nim w interakcję.
Nadal korzystając z szybkiej nawigacji, strzałkami w lewo i prawo przemieszczaj się między dniami, miesiącami oraz latami, a strzałkami góra i dół zmieniaj ich wartości.
Po ustawieniu daty początkowej wyjdź z interakcji, przejdź w prawo do pola Wybierz godzinę rozpoczęcia odpowiedzi automatycznych i wejdź z nim w interakcję.
Dokładnie tak samo ustaw godzinę rozpoczęcia wysyłki i wyjdź z interakcji z polem. Następnie przejdź w prawo do pola Wybierz datę zakończenia odpowiedzi automatycznych oraz Wybierz godzinę zakończenia odpowiedzi automatycznych i w obu w ten sam sposób ustaw interesujące cię wartości.
Na koniec kliknij w przycisk Zapisz.
- Gdy już ustawione zostały daty, wrócisz do głównego okna ustawień powiadomień automatycznych. Korzystając z szybkiej nawigacji przejdź na pole anonsowane przez VoiceOver jako Wiadomość dla osób w organizacji i wprowadź w nie informacje, jakie chcesz automatycznie rozesłać do osób, z którymi współpracujesz, lub się uczysz.
- Jeśli chcesz, aby automatyczne powiadomienia docierały także do innych osób piszących na twoje konto, to musisz zaznaczyć pole wyboru – Wiadomość dla osób spoza organizacji.
Gdy zdecydujesz się na zaznaczenie tego pola, to do wyboru będziesz mieć jeszcze dwie opcje. Wysyłania powiadomień tylko do osób z listy kontaktów, albo do wszystkich osób, od których otrzymasz jakąkolwiek wiadomość.
Obojętne jaką z tych dwóch opcji wybierzesz, w kolejnym polu edycyjnym musisz wprowadzić treść wiadomości dla osób spoza organizacji.
- Gdy już wprowadzisz wszystkie wartości, wystarczy zamknąć okno ustawień, aby zostały one zapisane.
Jeśli automatyczne powiadomienia ustawione zostały na konkretny okres, to nie musisz nic więcej robić. Ich wysyłka zakończy się we wskazanym terminie.
Z kolei jeśli wysyłka włączona została bezterminowo, to przy każdorazowym uruchomieniu programu Microsoft Outlook, u góry okna pojawiać się będzie okno dialogowe z informacją w rodzaju: Odpowiedzi automatyczne są włączone dla konta piotr.witek@firr.org.pl.
Okienko takie możesz zamknąć klikając w przycisk Odrzuć, przejść do ustawień autorespondera przyciskiem Odpowiedzi automatyczne, lub zakończyć wysyłkę przyciskiem Wyłącz.
Wg mnie jest to najprostszy i najszybszy sposób włączania i konfigurowania automatycznych powiadomień dla kont Exchange. Sam korzystam z niego za każdym razem, gdy zbliża się jakaś nieobecność w pracy. Mam nadzieję, że Wam również ta instrukcja przyda się, nie tylko przy planowaniu wakacyjnych wojaży. 🙂