Każdy, kto korzysta z poczty elektronicznej, prędzej czy później zaczyna otrzymywać mnóstwo niechcianej korespondencji. . Mogą to być newslettery, automatyczne powiadomienia albo zwykłe reklamy. Oczywiście możemy je za każdym razem usuwać ręcznie, ale po co, skoro program pocztowy może zrobić to za nas?
Systemowa aplikacja Mail na komputerach Apple posiada możliwość dodawania reguł, za pomocą których automatycznie mogą być wykonywane różne czynności na wiadomościach e-mail. A ponieważ tworzenie tych reguł z czytnikiem ekranu VoiceOver nie jest specjalnie skomplikowane, w dzisiejszym wpisie pokażę, jak się za to zabrać.
Reguły? A co to takiego?
Reguła to po prostu zestaw warunków i czynności, które określają, jak w danej sytuacji powinien zachować się program pocztowy.
Na początek musimy określić, po czym aplikacja Mail ma rozpoznać interesującą nas wiadomość. Możemy wskazać między innymi jej nadawcę, temat albo odbiorcę.
Później wskazujemy, co Mail powinien zrobić, gdy taki warunek zostanie spełniony. Wiadomość może zostać na przykład przeniesiona do konkretnej skrzynki pocztowej, oznaczona jako przeczytana, wyróżniona kolorem albo przekazana dalej.
Co ważne, jedna reguła może wykonywać kilka czynności. Dzięki temu w dzisiejszym przykładzie wiadomość najpierw oznaczymy jako przeczytaną, a następnie automatycznie przeniesiemy do skrzynki z niechcianą korespondencją.
Tworzenie nowej reguły z VoiceOver
Jako przykład wykorzystajmy wiadomości reklamowe przychodzące z serwisu Interia, z adresu mailing@interia.pl. Na podstawie adresu nadawcy stworzymy regułę, która automatycznie oznaczy takie wiadomości jako przeczytane, a następnie przeniesie je do skrzynki Niechciane.
- Uruchom systemową aplikację Mail.
- Otwórz ustawienia aplikacji, na przykład naciskając skrót Command+przecinek.
- Na Pasku Narzędzi kliknij przycisk Reguły.
- Wyjdź z interakcji z paskiem narzędzi, przejdź do głównej części okna i aktywuj przycisk Dodaj regułę.
Otwarte zostanie okno dialogowe, w którym będziemy budowali nową regułę. Jego pierwszym elementem jest pole edycyjne Opis. Wpisz tam na przykład: Mailing z Interii.
To tylko nazwa reguły. Nie ma ona żadnego wpływu na jej działanie. Powinna nam jedynie później przypominać, do czego dana reguła służy.
- Przechodząc dalej znajdziesz sekcję określającą warunki, jakie musi spełnić wiadomość. Możesz w niej zdecydować, czy wiadomość ma spełniać wszystkie zdefiniowane warunki, czy wystarczy spełnienie dowolnego z nich. Ponieważ w naszym przykładzie będziemy mieli tylko jeden warunek, nie ma to większego znaczenia, więc możesz zostawić domyślną opcję, tj. Dowolny.
- Następnym elementem jest wiersz zawierający właściwy warunek. VoiceOver anonsuje go jako: Kryteria, obszar przewijania. Wejdź z nim w interakcję.
Znajdują się w nim kolejno dwa przyciski menu podręcznego, pole edycyjne oraz przyciski służące do dodawania i usuwania kolejnych warunków.
- Domyślnie przyciskami menu podręcznego są „Od” oraz „Zawiera”. Jeśli jednak u ciebie domyślnie pojawiają się inne opcje, ustaw fokus VoiceOver na pierwszym przycisku, aktywuj go i z listy rozwijanej wybierz opcję „Od”. W ten sposób informujesz aplikację Mail, że interesuje cię adres nadawcy wiadomości.
- Analogicznie na drugim przycisku ustaw opcję „Zawiera”.
- W kolejnym kroku przejdź w prawo do pola edycyjnego i wpisz:
mailing@interia.plW ten sposób ustawiony został warunek określający, że reguła zostanie uruchomiona w przypadku wiadomości, które nadeszły z podanego adresu. Teraz musisz wskazać, co aplikacja Mail ma zrobić z tymi wiadomościami.
- Wyjdź z interakcji z obszarem przewijania Kryteria, przejdź w prawo do obszaru Czynności i wejdź z nim w interakcję.
- Aktywuj pierwszy przycisk w sekcji Czynności i z listy opcji wybierz pozycję Oznacz jako przeczytane. Masz pierwszą czynność. Teraz musisz dodać drugą.
- Przejdź na przycisk Dodaj i go aktywuj. Pod pierwszą czynnością pojawi się kolejny wiersz umożliwiający wybór rodzaju nowej czynności..
- Aktywuj przycisk menu i wybierz opcję: Przenieś wiadomość.
- Po jej wybraniu w tym samym wierszu dostępny będzie jeszcze jeden przycisk menu podręcznego. VoiceOver anonsuje go jako: Nie wybrano żadnej skrzynki. Aktywuj ten przycisk i z listy skrzynek pocztowych wybierz Niechciane.
Jeżeli w aplikacji Mail skonfigurowanych masz kilka kont pocztowych, zwróć uwagę, którą skrzynkę Niechciane wybierasz. Najlepiej wskazać skrzynkę należącą do tego konta, na które przychodzą wiadomości z Interii.
- Na koniec wyjdź z interakcji z obszarem Czynności, przejdź w prawo na przycisk OK i go aktywuj.
Utworzona w ten sposób reguła wygląda mniej więcej tak:
Warunek:
Od zawiera mailing@interia.pl
Czynności:
Oznacz jako przeczytaną
Przenieś wiadomość do Niechciane
Celowo oznaczanie wiadomości jako przeczytanej umieściliśmy przed jej przenoszeniem. Najpierw Mail zmienia jej status, a dopiero później przenosi ją do innej skrzynki. Dzięki temu na liście skrzynek, nie będziemy niepotrzebnie informowani przez VoiceOver o nieprzeczytanych wiadomościach.
Co zrobić ze starymi wiadomościami?
Po zapisaniu reguły aplikacja Mail może zapytać, czy chcemy zastosować utworzone reguły również do wiadomości, które już znajdują się w wybranych skrzynkach pocztowych.
Jeżeli chcesz uporządkować również starsze wiadomości, wybierz Zastosuj.
Musisz jednak pamiętać, że polecenie dotyczy wiadomości znajdujących się w aktualnie wybranych skrzynkach. Dlatego nie klikaj Zastosuj automatycznie, jeśli nie masz pewności, do jakich wiadomości zostanie użyta reguła.
Jeżeli reguła ma działać wyłącznie na nowe wiadomości, wybierz Nie stosuj.
Do starszych wiadomości regułę możesz zastosować również później. Wystarczy zaznaczyć interesujące cię wiadomości albo odpowiednią skrzynkę pocztową i z menu Wiadomość wybrać polecenie Zastosuj reguły.
Warto również pamiętać, że jeżeli mamy kilka reguł, aplikacja Mail przetwarza je w kolejności, w jakiej znajdują się na liście. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy różne reguły mogą dotyczyć tych samych wiadomości.
UWAGA! Reguły tworzone w systemowej aplikacji Mail są regułami działającymi na komputerze Mac, a nie bezpośrednio na serwerze naszego dostawcy poczty elektronicznej.
Oznacza to, że aplikacja Mail musi działać na komputerze, aby automatycznie przetwarzać przychodzące wiadomości. Jeżeli zależy nam na filtrowaniu działającym niezależnie od komputera, przez całą dobę i na wszystkich urządzeniach, odpowiednią regułę najlepiej utworzyć bezpośrednio w usłudze naszego dostawcy poczty.
Jednak do zwykłego porządkowania wiadomości podczas codziennego korzystania z systemowej aplikacji Mail jej własne Reguły sprawdzają się bardzo dobrze.
Podsumowanie
Reguły w Mail są jedną z tych funkcji, które przez długi czas możemy ignorować, a kiedy zaczniemy z nich korzystać, nagle zastanawiamy się, dlaczego nie zrobiliśmy tego wcześniej. 😉
W dzisiejszym przykładzie wystarczyło wskazać adres pocztowy i dodać dwie czynności. Od tej pory wiadomości reklamowe będą automatycznie oznaczane jako przeczytane i przenoszone do Niechcianych, bez konieczności każdorazowego wykonywania tych samych czynności ręcznie.
Jest to oczywiście tylko najprostszy przykład. W podobny sposób możemy tworzyć reguły dla newsletterów, automatycznych powiadomień, wiadomości służbowych czy korespondencji pochodzącej od konkretnych osób.
Jeżeli więc Wasza skrzynka Przychodzące zaczyna przypominać cyfrowy śmietnik, do którego ktoś bez przerwy wrzuca wszystko jak leci, warto poświęcić kilka minut na stworzenie paru reguł. Dzięki temu aplikacja Mail będzie sprzątać za nas i wynosić śmieci w naszym imieniu. 😉